Software für Betriebe in der Steiermark

Woran man erkennt, dass sich eine eigene Anwendung lohnt

Eine maßgeschneiderte Anwendung ist nicht immer die richtige Antwort. Sinnvoll wird sie meist dann, wenn mehrere dieser Punkte zusammenkommen:

• Dieselben Daten werden an mehreren Stellen eingetippt, und irgendwann stimmen sie nicht mehr überein.
• Eine Excel-Datei wandert per Mail hin und her, und niemand weiß sicher, welche Fassung die aktuelle ist.
• Eine wiederkehrende Auswertung wird jeden Monat von Hand zusammengesetzt.
• Termine, Geräte oder Räume werden auf Papier oder per Zuruf vergeben.
• Standardsoftware gäbe es, sie kostet aber pro Benutzer und kann neunzig Prozent Dinge, die niemand braucht.
• Ein Ablauf hängt an einer einzigen Person, und im Urlaub steht er still.

Wenn im Erstgespräch herauskommt, dass eine bestehende Standardlösung günstiger ist als eine eigene Entwicklung, sagen wir das. Das kommt vor.

Excel- und Access-Lösungen ablösen

Viele Betriebe arbeiten mit einer Excel-Datei oder einer Access-Datenbank, die über Jahre gewachsen ist. Solange eine Person sie betreut und niemand gleichzeitig daran arbeitet, geht das gut. Schwierig wird es, wenn mehrere Leute dieselben Daten brauchen, die Datei per Mail verteilt wird oder niemand mehr genau weiß, wie eine Formel oder ein Makro rechnet.

Eine Webanwendung übernimmt die bestehenden Daten und die Regeln dahinter, macht sie für mehrere Personen gleichzeitig nutzbar und hält fest, wer was geändert hat. Der Weg dorthin:

• Bestandsaufnahme der Datei oder Datenbank: Tabellen, Formeln, Makros und wer womit arbeitet
• Übernahme der vorhandenen Daten, damit niemand etwas neu erfassen muss
• Nachbau der Berechnungen als nachvollziehbare, geprüfte Funktionen
• Test mit Ihrem echten Datenbestand und Abgleich der Ergebnisse mit der bisherigen Lösung
• Export nach Excel und PDF bleibt möglich, wo andere die Daten weiterhin so brauchen

Was so eine Anwendung leisten kann

Anwendungen dieser Art laufen im Browser. Es ist keine Installation nötig, und sie sind vom Büro, von zu Hause und vom Telefon aus erreichbar. Typische Bestandteile:

• Erfassen und Verwalten von Daten mit unterschiedlichen Rollen und Berechtigungen
• Auswertungen und Berichte auf Knopfdruck statt in Handarbeit
• Termin-, Geräte- und Ressourcenplanung mit gemeinsamem Stand für alle
• Übernahme vorhandener Daten aus Excel-Dateien, Export nach Excel und PDF
• Anbindung bestehender Programme über deren Schnittstellen
• Automatische Benachrichtigungen per E-Mail bei Fristen und Änderungen
• Suchen und Filtern über Datenbestände, die in einer Tabelle unübersichtlich werden

Ein Beispiel: Trainer-Matching für das bfi Steiermark

Für das bfi Steiermark hat Vontures eine Webanwendung entwickelt, die Trainer automatisch passenden Kursen zuordnet.

Alle Referenzen

So läuft ein Projekt ab

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   Ist-Aufnahme

   Wir sehen uns den bestehenden Ablauf an, wenn möglich vor Ort und bei der tatsächlichen Arbeit. Beschreibungen aus der Erinnerung weichen fast immer von dem ab, was wirklich passiert.

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   Zuschnitt

   Gemeinsam grenzen wir den kleinsten Umfang ab, der bereits Arbeit spart. Alles Weitere wird notiert, aber nicht gleich gebaut. Das hält die erste Ausbaustufe bezahlbar und den Nutzen früh sichtbar.

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   Angebot

   Schriftlich, mit Leistungsumfang, Zeitplan und Preis. Bei Anwendungen mit vielen Unbekannten arbeiten wir mit einem Rahmen und rechnen nach Aufwand ab, was vorher offengelegt wird.

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   Prototyp

   Zuerst entsteht eine bedienbare Fassung der wichtigsten Ansicht, noch ohne vollständige Funktion. Daran zeigt sich schneller als in jedem Konzept, ob die Richtung stimmt.

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   Umsetzung

   Die Entwicklung erfolgt in Etappen mit regelmäßigen Zwischenständen zum Ausprobieren.

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   Test mit echten Daten

   Vor der Inbetriebnahme wird mit Ihrem tatsächlichen Datenbestand getestet, nicht mit Beispieldaten. Erst dabei zeigen sich Sonderfälle.

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   Einschulung und Betrieb

   Einschulung der Anwender, schriftliche Dokumentation, Übergabe der Zugänge. Danach folgt meist eine Phase, in der aus dem laufenden Betrieb noch Anpassungen kommen.

Daten, Zugriff und DSGVO

Sobald eine Anwendung Daten über Personen enthält, also über Mitarbeiter, Kunden oder Teilnehmer, ist die Datenschutz-Grundverordnung im Spiel. Das ist beherrschbar, muss aber von Anfang an mitgedacht werden statt am Schluss.

Zum Standardvorgehen gehören: Serverstandort in der EU, Rollen und Rechte statt eines Zugangs für alle, Protokollierung wesentlicher Änderungen, regelmäßige Sicherung mit geprüfter Wiederherstellung und Verschlüsselung der Übertragung.

Ebenso gehört dazu, nur die Daten zu erheben, die für den Zweck nötig sind, und für die Zuarbeit zu Ihrem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten die technischen Angaben zu liefern. Wo Vontures Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.

Was Sie am Ende in der Hand haben

Bei Software für den eigenen Betrieb ist die Frage, was übrig bleibt, wichtiger als bei einer Website. Deshalb vorab festgehalten:

• Der Quellcode wird übergeben, das Nutzungsrecht geht nach vollständiger Bezahlung an Sie über.
• Die Anwendung läuft auf Ihrem Hosting oder auf einem Zugang, der auf Ihren Namen lautet.
• Die Daten liegen in einer gängigen Datenbank und lassen sich jederzeit vollständig exportieren.
• Es kommen bewährte, verbreitete Technologien zum Einsatz, damit auch andere daran weiterarbeiten können.
• Die Dokumentation beschreibt Aufbau, Betrieb und Wiederherstellung.

Der Punkt dahinter ist einfach: Sie sollen bleiben, weil die Zusammenarbeit passt, und nicht, weil ein Ausstieg zu teuer wäre.

Betrieb und Weiterentwicklung

Anwendungen, mit denen täglich gearbeitet wird, verändern sich. Es kommen Felder dazu, Abläufe ändern sich, eine Auswertung wird zusätzlich gebraucht. Auf Wunsch übernehmen wir Wartung, Sicherungen und Weiterentwicklung mit vereinbarten Reaktionszeiten. Ohne Betreuungsvereinbarung läuft die Anwendung weiter, Änderungen werden dann einzeln beauftragt.

Was es kostet

Nach der Ist-Aufnahme erhalten Sie einen Fixpreis für die abgegrenzte erste Ausbaustufe oder einen Rahmen mit Ober- und Untergrenze. Bei Anwendungen ist der Zuschnitt der stärkste Hebel: dieselbe Aufgabenstellung kann je nach Umfang sehr unterschiedlich ausfallen, und die erste Fassung darf klein sein.

Vontures ist Kleinunternehmer im Sinne des § 6 Abs. 1 Z 27 UStG. Es wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Abgerechnet wird in Etappen entlang der vereinbarten Zwischenstände.

Zusammenarbeit in der Steiermark

Vontures hat seinen Sitz in Leoben. Gerade bei internen Werkzeugen ist der Blick auf den echten Arbeitsplatz wertvoll, deshalb sind Termine vor Ort in der Obersteiermark ausdrücklich vorgesehen. Die laufende Abstimmung während der Entwicklung erfolgt danach meist per Telefon und Videogespräch.